Kontakt erfassen
Wo: Kontakte
Auf diesem Screen erfassen Sie eine Person oder eine Firma mit ihren Adress- und Kontaktdaten. Bei Personen können Sie zusätzlich eine gesetzliche Vertretung oder weitere Angehörige verknüpfen.
Was Sie hier tun
- Eine neue Person oder Firma mit Name und Adresse erfassen.
- Die Adressart wählen, wenn eine zusätzliche Adresse zu einem bestehenden Kontakt gehört, z. B. eine Rechnungsadresse.
- Bei Personen Geburtsdatum und AHV-Nummer eintragen.
- Eine gesetzliche Vertretung oder Angehörige verknüpfen.
Die wichtigsten Felder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Name der Person oder Firma. Bei Einzelpersonen Nach- und Vorname, bei Unternehmen der Firmenname. |
| Verbundenes Unternehmen | Ordnet eine Person einer Firma oder einer anderen Person zu, z. B. ein Kind den Eltern als Rechnungsadresse. |
| Adressart | Ordnet die Adresse einem Zweck zu: Kontakt, Rechnungsadresse, Lieferadresse, Andere Adresse oder Privatadresse. |
| Strasse / PLZ / Stadt / Land | Die vollständige Adresse; nach Eingabe der PLZ schlägt das System die Stadt vor. |
| Saldo Kundenkonto | Zeigt das Guthaben des Kontakts, falls eines besteht (nur Anzeige). |
| E-Mail / Telefon | Kontaktangaben, auch Grundlage für den Portalzugang. |
| Geburtsdatum | Im Reiter Persönliche Auskunft; nur bei Einzelpersonen sichtbar. |
| AHV-Nummer | Nur bei Einzelpersonen sichtbar, sofern Sport Coach installiert ist. |
| Stichwörter | Frei vergebene Schlagwörter zur Einordnung des Kontakts, siehe Stichwörter. |
| Verwenden Sie eine Sonderfarbe | Hebt den Kontakt farblich hervor. |
Schaltflächen und Status
| Schaltfläche / Status | Wirkung |
|---|---|
| Beziehungen | Öffnet die Liste der mit diesem Kontakt verknüpften Personen, z. B. gesetzliche Vertretung oder Angehörige. |
Weitere Reiter
Unter den Stammdaten finden Sie Reiter für Kontakte & Adressen (weitere Adressen mit Notiz, z. B. eine eigene Rechnungsadresse), Verkauf & Einkauf (Konditionen), Buchhaltung (Konto und Zahlungsweise), Mahnwesen (Mahnregel des Kontakts, siehe Mahnwesen einrichten), Interne Notizen (auch eine Warnung, die bei einer Rechnung für diesen Kontakt erscheint) sowie Mitgliedschaft und Center für Mitgliedschaften, Rabatte und Abos. Oben rechts lässt sich ein Foto hinterlegen.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie Kontakte und klicken Sie auf Neu.
- Wählen Sie, ob es sich um eine Einzelperson oder ein Unternehmen handelt, und tragen Sie Name und Adresse ein.
- Öffnen Sie bei Einzelpersonen den Reiter Persönliche Auskunft und tragen Sie das Geburtsdatum ein.
- Um eine gesetzliche Vertretung zu hinterlegen, klicken Sie auf Beziehungen und fügen Sie eine Zeile mit der Art der Beziehung hinzu, z. B. «gesetzlicher Vertreter von».
- Klicken Sie auf Speichern.
Tipp: Prüfen Sie vor dem Anlegen über die Suche, ob die Person nicht bereits als Kontakt existiert – doppelte Kontakte erschweren später die Abrechnung.
Zugehörige Abläufe
- Kontakte zusammenführen – doppelte Kontakte bereinigen
- Kontakte importieren und exportieren – Kontaktlisten aus und nach Excel
- Anmeldeformulare gestalten – Kontakte auch über ein Web-Formular anlegen lassen.
- Portalzugang einladen – dem Kontakt Zugang zum Portal geben.