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Erste Schritte

Kontakte importieren und exportieren

Erste Schritte Prozess

Ausgangslage: Das Sportcenter Seebach möchte die Kontaktliste in Excel bearbeiten oder eine Mitgliederliste aus einem alten System übernehmen. Ergebnis: Die Kontakte liegen als Excel-Datei vor, beziehungsweise die Liste ist importiert. Voraussetzungen: Berechtigung für Import und Export; für einen Import eine Excel- oder CSV-Datei. Dauer: ca. 10 Minuten

Ablauf

Exportieren

  1. Öffnen Sie Kontakte und wechseln Sie oben rechts in die Listenansicht.
  2. Um alle Kontakte zu exportieren, markieren Sie das Kästchen neben Name und wählen Sie Alle auswählen.
  3. Klicken Sie auf Aktion und dann auf Export.
  4. Setzen Sie den Haken bei Ich will Daten aktualisieren (Import-kompatibler Export); das erleichtert den späteren Import. Wählen Sie die Felder oder eine gespeicherte Vorlage.
  5. Klicken Sie unten auf Export. Das System erstellt eine Excel-Datei.

Importieren

  1. Öffnen Sie Kontakte und wählen Sie im Menü Favoriten den Eintrag Datensätze importieren.
  2. Laden Sie Ihre Excel-Datei hoch.
  3. Prüfen Sie die Zuordnung der Spalten und lassen Sie nicht veränderte Spalten weg; das beschleunigt den Import.
  4. Starten Sie zuerst den Testbetrieb. Importieren Sie erst, wenn die Meldung «Alles scheint o.k. zu sein» erscheint.
  5. Klicken Sie auf Importieren.

Varianten

  • Bestehende Kontakte aktualisieren: Exportieren Sie mit dem Haken für den Import-kompatiblen Export, bearbeiten Sie die Datei und importieren Sie sie zurück. Die Spalte Externe ID verbindet jede Zeile mit dem bestehenden Kontakt.

Prüfen

Tipp: Die allgemeine Bedienung der Exportfunktion in Listen beschreibt Listen filtern, gruppieren, exportieren.

Achtung: Verändern Sie die Spalte Externe ID nie. Sonst werden bestehende Daten überschrieben (nicht rückgängig zu machen) oder lassen sich keinem Kontakt mehr zuordnen.

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