Lohnabrechnungen versenden

Lohn Prozess

Ausgangslage: Der Lohnlauf für September ist abgeschlossen, und Sandra Keller, Pascal Roth und Elena Rossi sollen ihre Lohnabrechnung als PDF erhalten. Ergebnis: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter mit hinterlegter privater E-Mail-Adresse hat die eigene Lohnabrechnung als PDF-Anhang erhalten. Voraussetzungen: Die Lohnabrechnungen sind Erledigt, und die Mitarbeitenden haben eine E-Mail-Adresse auf ihrer privaten Adresse hinterlegt. Dauer: ca. 2 Minuten.

Ablauf

Öffnen Sie den abgeschlossenen Lohnlauf und klicken Sie auf Lohnabrechnungen per E-Mail versenden. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn der Lohnlauf auf Erledigt steht.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Das System versendet daraufhin sofort, ohne weiteren Dialog, an alle erledigten Lohnabrechnungen dieses Lohnlaufs eine E-Mail mit der Lohnabrechnung als PDF-Anhang.
Alternativ öffnen Sie eine einzelne Lohnabrechnung im Status Erledigt und klicken auf Per E-Mail versenden; dabei öffnet sich ein Mail-Fenster, das Sie vor dem Absenden noch anpassen können.

Varianten

Einzelversand statt Batch: Für eine einzelne nachträgliche Lohnabrechnung, etwa nach einer Erstattung, verwenden Sie Per E-Mail versenden direkt auf der Lohnabrechnung statt des Batch-Versands.

Prüfen

Auf dem Lohnlauf oder der Lohnabrechnung erscheint im Chatter ein Eintrag zur gesendeten Nachricht.
Bei der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter ist die E-Mail mit dem PDF-Anhang angekommen.

Tipp: Prüfen Sie vor dem Versand, ob alle betroffenen Mitarbeitenden eine E-Mail-Adresse auf ihrer privaten Adresse hinterlegt haben; ohne sie erhält die Person keine E-Mail, ohne dass eine Fehlermeldung erscheint.

Achtung: Lohnabrechnungen per E-Mail versenden sendet sofort und ohne weiteren Dialog an alle erledigten Lohnabrechnungen des Lohnlaufs. Prüfen Sie vorher, ob wirklich alle enthaltenen Lohnabrechnungen versendet werden sollen.

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