Zahlung und Buchung
Sobald eine Lohnabrechnung bestätigt wird, erzeugt das System automatisch eine Buchung in der Finanzbuchhaltung – je Lohnart eine Zeile auf dem hinterlegten Lastschriftkonto oder Kreditkonto. Ein eigener Zahlungsauftrag-Assistent existiert dafür nicht: Die tatsächliche Auszahlung des Lohns läuft über die normale Zahlungsabwicklung der Finanzbuchhaltung des Sportcenters Seebach AG, ausserhalb der Lohn-App.
Ist das Zusatzmodul für die Verknüpfung mit Analysekonten aktiv, ergänzt das System die Buchung zusätzlich um ein Analysekonto je Lohnart, sofern dafür die passende Kennzeichnung gesetzt ist.
Begriffe
| Begriff | Bedeutung | Beispiel Sportcenter Seebach |
|---|---|---|
| Gehaltsjournal | Das Buchhaltungsjournal, in das Lohnbuchungen erfasst werden; hinterlegt auf Vertrag, Lohnabrechnung oder Lohnlauf. | Gehaltsjournal «Lohnbuchhaltung» für alle Monats- und Stundenlöhne. |
| Verbuchung | Die aus der Lohnabrechnung erzeugte Buchhaltungsbuchung. | Verbuchung der Septemberabrechnung von Sandra Keller. |
| Datum Konto | Das Buchungsdatum der Verbuchung; bleibt es leer, gilt das Bestätigungsdatum der Lohnabrechnung. | Buchungsdatum am letzten Tag des Abrechnungsmonats. |
| Lastschriftkonto / Kreditkonto | Die Buchhaltungskonten, auf die eine Lohnart pro Zeile gebucht wird. | Lastschriftkonto für den Bruttolohn, Kreditkonto für die Nettolohn-Verbindlichkeit. |
| Analysekonto | Ein Analysekonto, das einer Lohnart oder einem Arbeitsvertrag zugeordnet ist. | Analysekonto «Trainerlöhne» für Elena Rossi. |
| Zahlungsauftrag gemacht? | Manuelles Merkfeld auf der Lohnabrechnung, ob der Lohn bereits ausbezahlt wurde. | Wird nach dem Zahlungslauf angehakt. |
Zusammenhang
Jede Lohnart einer Lohnstruktur trägt ein Lastschriftkonto und/oder Kreditkonto. Beim Bestätigen einer Lohnabrechnung bucht das System jede berechnete Lohnart auf diese Konten, mit dem Gehaltsjournal des Vertrags, der Lohnabrechnung oder des Lohnlaufs als Buchungsjournal und dem Datum Konto als Buchungsdatum. Ist bei einer Lohnart oder ihrem Arbeitsvertrag ein Analysekonto hinterlegt und die entsprechende Kennzeichnung gesetzt, hängt das System dieses Analysekonto zusätzlich an die Buchungszeile.
Die entstandene Verbuchung ist ausschliesslich ein Buchhaltungsbeleg. Ob und wann der Lohn tatsächlich überwiesen wurde, wird nicht automatisch erkannt; das Feld Zahlungsauftrag gemacht? auf der Lohnabrechnung muss von Hand gesetzt werden, nachdem die Zahlung über die Finanzbuchhaltung ausgelöst wurde.
Typischer Ablauf
- Lohnart-Konten prüfen – Lastschrift- und Kreditkonto je Lohnart in der Lohnstruktur kontrollieren.
- Bestätigen – die Lohnabrechnung oder den ganzen Lohnlauf abschliessen; die Verbuchung entsteht automatisch.
- Zahlung auslösen – den Lohn über die normale Zahlungsabwicklung der Finanzbuchhaltung überweisen.
- Zahlungsauftrag gemacht? setzen – auf der Lohnabrechnung von Hand ankreuzen, sobald die Zahlung ausgelöst wurde.
Häufige Fragen
- Löst das Bestätigen einer Lohnabrechnung automatisch eine Zahlung aus? Nein, es entsteht nur die Buchhaltungsbuchung. Die Zahlung selbst läuft über die normale Zahlungsabwicklung der Finanzbuchhaltung.
- Wo sehe ich, auf welches Konto eine Lohnart gebucht wird? Auf der Lohnart selbst, im Reiter mit den Buchhaltungskonten Lastschriftkonto, Kreditkonto und Analysekonto.
Tipp: Prüfen Sie das Gehaltsjournal auf dem Arbeitsvertrag, bevor Sie den ersten Lohnlauf für eine neue Mitarbeiterin abschliessen – ein fehlendes Journal verhindert die Buchung beim Bestätigen.
Verwandte Seiten
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