Abrechnung & Reporting
Am Ende der Nutzung steht die Abrechnung: Reservierungen mit Zahlungsmethode Rechnung oder Sammelrechnung werden zu Rechnungen, Fixplätze gemäss ihrer Fixplatzart im Voraus oder je Periode. Die Rechnungen selbst liegen danach in der Finanzbuchhaltung, wo Zahlungen abgestimmt und Mahnungen erzeugt werden.
Dazu kommen zwei Nebenthemen: Kompensationen sind Guthaben aus rechtzeitig stornierten Fixplatz-Terminen, die Kunden bei der nächsten Reservierung einlösen; die Belegungsquote zeigt, wie stark Ihre Plätze genutzt werden – die Grundlage für Preis- und Öffnungszeitenentscheide.
Begriffe
| Begriff | Bedeutung | Beispiel Sportcenter Seebach |
|---|---|---|
| Zahlstatus | Nicht bezahlt, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Fakturiert, Erlassen … – Stand der Bezahlung einer Reservierung. | – |
| Sammelrechnung | Eine Rechnung für mehrere Reservierungen desselben Kunden. | Monatsrechnung Firma Meier AG |
| Erlassen | Auf die Bezahlung einer Reservierung wird verzichtet. | Platz wegen Regen unbespielbar |
| Kompensation | Guthaben aus einer rechtzeitig stornierten Fixplatz-Reservierung; Status Einlösbar, Eingelöst, Abgelaufen. | CHF 44.00 für Familie Frei |
| Belegungsquote | Anteil der belegten an den nutzbaren Plätzen je Zeitfenster. | Dienstag 18:00: 83 % |
| Reservierungszeilen | Bericht auf Ebene einzelner Platz-Zeit-Blöcke. | – |
Zusammenhang
Jede Reservierung trägt eine Zahlungsmethode. PoS, Onlinezahlung, Kundenkonto, Abonnement und Kompensation sind beim Speichern oder an der Kasse erledigt; Rechnung und Sammelrechnung landen in Abzurechnende Reservierungen und werden dort zu Rechnungen. Wird ein Fixplatz-Termin rechtzeitig storniert und die Fixplatzart erlaubt Kompensation, entsteht ein Guthaben, das bei der nächsten Reservierung als Zahlungsmethode Kompensation wählbar ist.
Typischer Ablauf
- Zahlstatus prüfen – im Reservierungskalender oder in der Reservierung.
- Reservierungen verrechnen – offene Reservierungen sammeln und Rechnungen erzeugen: Reservierungen verrechnen.
- Fixplätze verrechnen – unter Center ▸ Abrechnung ▸ Abzurechnende Fixplätze.
- Kompensationen prüfen – Guthaben einsehen, einlösen oder ablaufen lassen: Kompensationen.
- Auswerten – Belegungsquote und weitere Berichte: Belegungsquote & Berichte.
In diesem Kapitel
- Reservierungen verrechnen – abzurechnende Reservierungen sammeln und Rechnungen erzeugen
- Fixplätze verrechnen – fällige Fixplatzverträge gesammelt fakturieren
- Kompensationen – Guthaben aus stornierten Fixplatz-Terminen
- Belegungsquote & Berichte – Auslastung und weitere Auswertungen
Häufige Fragen
- Warum erscheint eine Reservierung nicht in der Abrechnung? Ihre Zahlungsmethode ist nicht Rechnung oder Sammelrechnung, sie ist bereits Fakturiert oder Erlassen, oder sie steht auf Storniert.
- Wo sehe ich, welche Rechnungen offen sind? In der Finanzbuchhaltung unter den Kundenrechnungen; das Center zeigt je Reservierung den Zahlstatus.
Tipp: Rechnen Sie in festen Intervallen ab, etwa monatlich per Sammelrechnung je Kunde. Offene Posten bleiben überschaubar und die Belegungsquote wird durch unbezahlte Altlasten nicht verzerrt.