Gutschrift erstellen

Ausgangslage: Eine Lektion von Anna Meier musste wetterbedingt ausfallen, die dafür bereits gebuchte Rechnung soll teilweise storniert werden. Ergebnis: Eine Gutschrift gleicht den offenen oder bereits bezahlten Betrag der ursprünglichen Rechnung aus. Voraussetzungen: Die zu korrigierende Rechnung ist gebucht (Rechnung erstellen). Dauer: ca. 2 Minuten.

Ablauf

1. Öffnen Sie die betroffene Rechnung unter Abrechnung ▸ Kunden ▸ Ausgangsrechnungen.
2. Klicken Sie auf Gutschrift erstellen.
3. Wählen Sie, ob die gesamte Rechnung oder nur bestimmte Positionen storniert werden sollen, und passen Sie die Mengen an.
4. Prüfen Sie das Rechnungsdatum der Gutschrift und klicken Sie auf Bestätigen.
5. Die Gutschrift erscheint unter Abrechnung ▸ Kunden ▸ Gutschriften und wird automatisch mit der ursprünglichen Rechnung verrechnet.

Varianten

• Vollständige Stornierung: Die Gutschrift übernimmt alle Positionen der Rechnung mit vollem Betrag.
• Teilgutschrift: Nur einzelne Positionen oder ein reduzierter Betrag werden gutgeschrieben, der Rest der Rechnung bleibt offen bestehen.
• Bereits bezahlte Rechnung: Ist die Rechnung schon bezahlt, entsteht durch die Gutschrift ein Kundenguthaben, das mit der nächsten Rechnung verrechnet werden kann.

Prüfen

• Die Gutschrift steht unter Abrechnung ▸ Kunden ▸ Gutschriften auf Gebucht.
• Der offene Betrag der ursprünglichen Rechnung reduziert sich um den Betrag der Gutschrift.
• Bei einer vollständigen Gutschrift zeigt die ursprüngliche Rechnung keinen offenen Betrag mehr an.

Eine Gutschrift ist selbst wieder ein gebuchter Beleg und erscheint mit eigener Nummer in der Liste unter Abrechnung ▸ Kunden ▸ Gutschriften. Sie lässt sich wie eine Rechnung als PDF anzeigen oder per E-Mail an den Kunden senden, damit die Korrektur nachvollziehbar bleibt.

Tipp: Notieren Sie im Feld Referenz der Gutschrift kurz den Grund, z. B. «Lektion wetterbedingt ausgefallen» – das erleichtert spätere Rückfragen.

Achtung: Eine gebuchte Gutschrift lässt sich nicht mehr löschen, nur stornieren. Prüfen Sie Positionen und Beträge vor dem Bestätigen sorgfältig.

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