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Finanzen

Mahnlauf durchführen

Finanzen Prozess

Ausgangslage: Im Sportcenter Seebach sind mehrere Abo-Rechnungen über die Zahlungsfrist hinaus offen und sollen gemahnt werden. Ergebnis: Für jede fällige Rechnung ist eine Mahnung per E-Mail versendet oder als PDF zum Ausdrucken bereit. Voraussetzungen: Eine Mahnregel ist angelegt; die Rechnungen sind gebucht. Dauer: ca. 10 Minuten

Ablauf

  1. Öffnen Sie Abrechnung ▸ Mahnwesen ▸ Runs und klicken Sie auf Neu.
  2. Wählen Sie das Datum (Mahndatum) und bei mehreren Firmen das Unternehmen. Wählen Sie die Regeln. Fehlt die passende Regel, können Sie sie direkt von hier anlegen. Manuelle Positionen bleibt leer.
  3. Klicken Sie auf Speichern und danach auf Mahnpositionen errechnen.
  4. Öffnen Sie über den Smart-Button Positionen die ermittelten Mahnpositionen und prüfen Sie sie. Die Liste zeigt je Position Mahndatum, Fälligkeitsdatum, Stufe, Status, Vertriebsweg, Rechnung, Kontakt und den fälligen Betrag.
  5. Ändern Sie bei Bedarf den Vertriebsweg (Brief, Email, Phone), indem Sie in die Zeile klicken. Das geht nur, solange der Lauf im Status Entwurf ist.
  6. Um einzelne Positionen von der Mahnung auszunehmen, markieren Sie sie und wählen Sie Aktion ▸ Positionsstatus ändern, dann die Option Ignoriert. Die Positionen erscheinen grau; entfernen Sie den Standardfilter, um sie weiterhin zu sehen.
  7. Klicken Sie im Lauf auf Setze aktuelle Mahnstufe und bestätigen Sie die Rückfrage.
  8. Klicken Sie auf Run channel action (Mahnungen versenden) und bestätigen Sie erneut.

Prüfen

  • Der Smart-Button Communications (Mahnschreiben) zeigt die Zahl der erstellten Mahnungen.
  • Bei Positionen mit Vertriebsweg Brief finden Sie das PDF als Anhang: herunterladen, ausdrucken, per Post senden.
  • Per E-Mail versendete Mahnungen sehen Sie im Kontakt unter Tracking Mails (E-Mail-Verlauf) oder direkt über die Mahnposition.

Tipp: Führen Sie den Lauf jeden Monat zum gleichen Zeitpunkt durch. Bei Phone-Positionen erfolgt keine automatische Aktion; planen Sie die Anrufe selbst ein.

Achtung: Versendete Mahnungen lassen sich nicht zurückrufen. Prüfen Sie die Positionen und ignorieren Sie Sonderfälle, bevor Sie Run channel action klicken.

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