Lieferantenrechnungen
In diesem Kapitel erfassen Sie Rechnungen, die die Sportcenter Seebach AG von ihren Lieferanten erhält – etwa für Platzbeläge, Getränke für den Kiosk oder die Reinigung. Eine Lieferantenrechnung enthält mindestens den Rechnungsbetrag, das Fälligkeitsdatum und ein Konto, auf das der Aufwand gebucht wird. Sie richtet sich an die Buchhaltung und an Mitarbeitende, die Belege sammeln und weiterleiten.
Aus einer erfassten und geprüften Lieferantenrechnung entsteht ein Buchungssatz auf dem gewählten Aufwandskonto und dem Kreditorenkonto des Lieferanten. Die eigentliche Zahlung lösen Sie über einen Zahlungsauftrag an Ihre Bank aus; sobald die Bank die Belastung meldet, gleichen Sie sie mit der offenen Lieferantenrechnung ab. Wiederkehrende Belege können Sie statt von Hand auch per Beleg-Scan (OCR) einlesen lassen.
Begriffe
| Begriff | Bedeutung | Beispiel Sportcenter Seebach |
|---|---|---|
| Lieferantenrechnung | Eine Rechnung, die ein Lieferant der Sportcenter Seebach AG stellt. | Rechnung des Getränkelieferanten über CHF 480.00 für den Kiosk. |
| Beleg | Der eingehende Rechnungsbeleg als Anhang, meist ein PDF oder ein Scan. | Der per E-Mail eingegangene Rechnungs-PDF des Reinigungsdienstes. |
| Zahlungsauftrag | Eine Sammlung offener Lieferantenrechnungen, die als eine Datei an die Bank übergeben wird. | Alle Ende Monat fälligen Lieferantenrechnungen in einem Zahlungsauftrag. |
| Journal | Das Buch, in dem die Buchungssätze einer Rechnungsart gesammelt werden. | Journal «Lieferantenrechnungen» für alle Eingangsrechnungen. |
Zusammenhang
Eine Lieferantenrechnung entsteht entweder durch manuelle Erfassung oder durch das Einlesen eines Belegs per OCR; beide Wege führen zu einem Entwurf, den die Buchhaltung prüft und bestätigt. Bestätigte, fällige Lieferantenrechnungen sammeln Sie in einem Zahlungsauftrag; die daraus erzeugte Zahlungsdatei laden Sie im E-Banking hoch. Die Bank bestätigt die Belastung über den Bankauszug, den Sie mit der offenen Lieferantenrechnung abstimmen.
Typischer Ablauf
- Beleg erfassen – von Hand oder per Beleg-Scan.
- Rechnung prüfen und bestätigen – Konto, Betrag und Fälligkeit kontrollieren.
- Zahlungsauftrag erstellen – fällige Rechnungen bündeln und die Zahlungsdatei erzeugen.
- Zahlung abgleichen – sobald die Bank die Belastung ausweist.
In diesem Kapitel
- Lieferantenrechnung erfassen – Rechnungen als Beleg im System anlegen und prüfen
- Belege per OCR erfassen – eingescannte Rechnungen automatisch auslesen lassen
- Zahlungsauftrag erstellen – mehrere fällige Rechnungen gebündelt bezahlen
Verwandte Seiten
- Bank – die aus dem Zahlungsauftrag entstandene Belastung mit dem Bankauszug abstimmen
- Kundenrechnungen – derselbe Rechnungsprozess aus Kundensicht
Häufige Fragen
- Warum lässt sich eine Lieferantenrechnung nicht buchen? Meist fehlt ein Konto auf einer Position oder das Geschäftsjahr ist bereits gesperrt; siehe Häufige Fragen.
- Wie bezahle ich mehrere Rechnungen auf einmal? Über einen Zahlungsauftrag, der alle ausgewählten Rechnungen in einer Zahlungsdatei zusammenfasst.
Tipp: Erfassen Sie wiederkehrende Lieferantenrechnungen (z. B. Miete, Strom) möglichst früh im Monat, damit genug Zeit für die Prüfung vor dem Zahlungslauf bleibt.